今回は、 給与計算の業務フローを作成するべきか【社労士向け】 についてです。
目次
- 給与計算の業務フローを作成するべきか
- 業務フローに入れるべきもの
- 業務フローの作成例
給与計算の業務フローを作成するべきか
給与計算の業務フローの作成は必須ではないが、作った方がいいというのが私の考えです。
作業の漏れを減らすことができるし、スケジュール管理や業務の引き継ぎにも役立つと考えるからです。
特に、初めて給与計算を業務として受任した場合、最初はミスをしたくないところです。
もちろん、慣れてきたらミスしていいというわけではありませんが、業務フローを作成した方がミスを減らせると思います。
業務フローに入れるべきもの
まず、月額変更のチェックは業務フローに入れておきたいところです。
月額変更を漏らしていて算定で年金事務所から月変漏れを指摘されるとダメージが大きいです。
保険料が上がった場合、健康保険料と厚生年金保険料の差額を数ヶ月分合計すると、それなりの金額になります。
まとめて過去分を本人に請求するとなると、トラブルとなるかもしれません。
入退社や固定給の変更などの人事情報の変更点も、勤怠締め日までにいただくようにしたいところです。
クライアントが連絡したつもりになっているとか、忘れていることも考えられます。
勤怠締め日を過ぎたら、変更点がないかどうかの連絡を入れれば、それを防ぐことが可能です。
昇給していることを知らずに給与を納品し、クライアントに確認してもらったところ、給与変更が反映されていないと指摘されたことが、社労士事務所時代にありました。
慌てて反映して納品し直しましたが、通常の倍ぐらいの作業になりました。
意思疎通がうまくできていなかったことが原因です。
業務フローの作成例
以下が給与計算の業務フローの作成例です。
使用している業務ソフトによっても異なってくると思いますし、あくまでも自分の場合の例です。
人事情報の入手については、先方から伝えてくるだろうと安心せずに、毎月こちらからメール等で変更点はないかどうかの確認を入れた方がいいと思います。
この表の1番上に「適用事業所情報提供請求書の提出」とあるのは、給与計算業務とは直接関係ありませんが、新規に給与計算の業務を受任いただいた場合に提出したいもので、備忘録として記載しています。
参考にしていただければ。
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