Excelで休憩時間を自動計算！AND関数、IF関数で勤怠集計表を見やすく

今回は、Excelで勤怠集計表を見やすく表示する方法についてです。

“”の意味

今回の目標は、勤怠表をExcelで作成して、休憩時間を自動計算で見やすく表示させるということです。

上の図の休憩欄(G7)のセルが、勤務時間が6時間を超えれば1時間の休憩時間を入れる、そうでないなら０時間をいれる、という意味のIF関数です。

この勤怠表の作成については、以下の記事も参考になります。

これでダメではありませんが、公休で勤務がない日にも休憩「0:00」が入力されます。

公休日は、空欄にした方がすっきりして見やすいです。

そこで、「””」を使います。

「””」とは何なのかですが、文字列を入力する場合は「”文字列”」などと入力すると思います。

文字列という文字がない場合だと、何もない、未入力という意味になります。

そこで休憩欄のセルに表示させるのは、０時間ではなく、何も表示させないことにします。

G7のセルの右下にカーソルを合わせ、「＋」マークにしてから下にドラッグすれば、公休日の休憩欄は空欄になります。

総労働時間欄の「#######」も気になります。

公休日は空欄にしたいところです。

ただし、打刻漏れの場合は、「#######」を残したいところです。

つまり出勤時刻と退勤時刻がともに未入力なら、総労働時間も未入力にするようにします。

A1のセルが未入力ではないというのは、「A1<>””」で表します。

Excelで「≠」は使えませんので、代わりに「<>」を使います。

「<」であり、「>」であれば等しくない、と考えると分かりやすいとおもいます。

つまり、「””」未入力ではない、という意味になります。

やってみましょう。

H7のセルにカーソルを合せ、さらに「＝」の右側にカーソルを合せます。

そこで、「if」と入力します。

上図のように表示されますので、「タブ」キーを押します。

上図となりますので、ここからは、手入力します。

これで、D7が未入力でないならば、「F7-D7-G7」の値をいれて、未入力ならば、「未入力」にする、という意味の関数になります。

同様に下にドラッグすると下図となります。

総労働時間もスッキリしました。

上記は、D7(=出勤）が未入力でないなら、総労働時間を計算させる関数ですが、

D7(=出勤）とF7(=退勤）がともに未入力でないなら、計算させる式にしたいところです。

それには、AND関数を使います。

AND関数は、AND(条件1、条件2、・・・）ですべての条件が真である場合のみ、真を返します。

H7のセルにさらに上記の様にAND関数を追加すると、出勤、退勤ともに未入力でないなら、総労働時間を計算させる式になります。

法定外残業時間の「####」も表示させないようにするには、J7のセルで、以下のように関数を追加します。

時刻は数値として計算できるのですが、「””」は、文字列を意味するのでExcelでは計算できません。

よって、IF関数を2回使っています。

スッキリと見やすくなりました。

これは一例ですのでほかの方法もあると思いますが、参考にしていただければと思います。

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